¿Cómo decir NO a un candidato?

Seguramente en algún momento de nuestra vida laboral hemos recibido ese correo que nos informa que no hemos sido seleccionados para el trabajo al que aspirábamos... Y seamos honestos, ¿no suelen ser esos correos fríos y sin vida? Descubre cómo romper con esa frialdad y añadir más humanidad a tus correos de rechazo de candidaturas.

Si eres de esos profesionales de recursos humanos que descuidan las respuestas a los candidatos, que envían un simple email como respuesta diciendo que "si en 3 semanas no recibes noticias nuestras, considera tu candidatura como no seleccionada", ¡Para eso ahora mismo! No hay nada peor para la imagen de tu empresa como employer branding.

#1 ¿Por qué enviar un email de rechazo de candidatura?

Según un estudio de Indeed, el 44% de los candidatos afirmaron haber esperado hasta dos semanas para obtener una respuesta, y el 15% esperó meses. El correo de descarte de candidatura es probablemente el último contacto que tendrás con el candidato, y serás lo último que recordarás. Es ese último correo que marca el final de un proceso de selección que a veces ha durado días, semanas, con conversaciones, reuniones, momentos en los que ambos nos conocemos mutuamente.

Es bien sabido que las experiencias negativas suelen compartirse rápidamente, especialmente con las nuevas generaciones, que no dudan en compartir sus experiencias en redes sociales. Así que cuida cada intercambio que tengas con tus candidatos.

Para evitar perder tiempo, te recomendamos crear una plantilla de correo de rechazo. De esta manera, reducirás el tiempo dedicado a esta tarea mientras proporcionas a los candidatos la información que necesitan.

#2 ¿Qué debe incluir el correo de rechazo?

Un "gracias" sincero a los candidatos

Decir gracias va más allá de simplemente escribir la palabra "gracias". Es reconocer que el equipo está encantado de que el candidato haya elegido a la empresa. No olvidemos que detrás de cada candidatura hay una persona que ha elegido tu empresa, que ha imaginado su futuro profesional contigo. Por eso merecen tus sinceros agradecimientos, ya sea que seas una multinacional o una pequeña empresa familiar. Así que atrévete a extender tus agradecimientos, mostrando tu gratitud, porque de eso se trata, no solo de un simple "gracias".

Dar un feedback honesto

Ser honesto no significa ser frío. Ser sincero no significa carecer de tacto. Sin embargo, es importante ser honesto en estos momentos. Y además no es tan difícil, simplemente:

• No andarse con rodeos durante líneas y líneas. Es mejor decir la verdad rápidamente y luego tomarse el tiempo para explicar.

• No inventar excusas. "Pareces estar demasiado calificado para..." "Habrías sido perfecto, pero..." "Al final, el puesto no se creó..." Cuando las excusas son falsas o vacías, se nota.

• Saber decir no. Un no claro y firme, que no deje lugar a la interpretación por parte del candidato. El "No, pero..." es el peor regalo envenenado que puedes dar.

Sin embargo, un rechazo a menudo es válido para un momento específico, en relación con un puesto y la experiencia actual del candidato. Si sinceramente crees que el candidato podría tener potencial en el futuro, para un puesto diferente o con más experiencia: ¡díselo! Pero si sabes perfectamente que esta persona nunca será una buena opción para tu empresa, no dejes una puerta abierta.

Explicaciones claras y muy bien dichas

Para un candidato que haya pasado por las entrevistas, pero en general para cualquier candidato, lo peor es recibir un rechazo con una explicación simplista del tipo "tu candidatura no se ajusta a lo que buscamos".

A partir de cierto punto del proceso, especialmente cuando el candidato ha sido invitado a una entrevista y ha conocido al menos a una o dos personas de la empresa, es más agradable dar una respuesta por teléfono que un simple correo. Después de todo, el candidato ha invertido tiempo y esfuerzo en un proceso con una o varias entrevistas, ya sea en persona o en línea. Un simple correo sería mal visto.

Entonces, por teléfono, destaca lo que tu empresa busca, haciendo hincapié en los detalles que faltaron en el candidato. Explica que estabas buscando a alguien con más experiencia en cierta área, alguien que hablara perfectamente cierto idioma, alguien con más conocimientos sobre cierta tecnología... Una vez más, sé honesto. Y no dudes en dar consejos sobre uno o dos puntos que el candidato podría mejorar. Es más fácil aceptar un rechazo cuando es motivado y sincero.

Opcional: invita a los candidatos a postular nuevamente

Si crees que un candidato es adecuado para otro puesto en la empresa, házselo saber y anímalo a postular en el futuro. Sin embargo, si crees que un candidato no encaja en la cultura o no tiene las habilidades necesarias, no es necesario incluir esta invitación en tu mensaje.

Las acciones a llevar a cabo:

• Agradecer a los candidatos por haber aplicado

• Ser honesto y no esconderte detrás de falsas excusas

• Dar consejos sobre áreas de mejora del candidato

• Destacar una de sus fortalezas

• Utilizar "nosotros" y "yo" con un nombre al final de la página, una firma, un número de teléfono y una dirección de correo electrónico.

• Llamar al candidato para informarle del rechazo de su candidatura si ha avanzado lo suficiente en el proceso

#3 ¿Por qué es importante justificar la razón de tu rechazo?

Legalmente hablando, cuando un candidato te envía su solicitud y no deseas seguir con ella, no tienes ninguna obligación legal de justificar tu elección.

Sin embargo, en 2021, una empresa fue acusada de discriminación en la contratación después de enviar un correo de rechazo sin una justificación precisa. Es comprensible que si una persona recibe varios rechazos sin saber por qué, termine por hacerse preguntas... Para la anécdota, la empresa justificó posteriormente que había preferido la candidatura de alguien más calificado. Pero también hubo un pequeño problema, ya que resultó que la oferta de trabajo no requería un nivel de calificación más alto que el del candidato rechazado (algo que la persona no dudó en señalar).

Esto demuestra que es importante reflexionar sobre los criterios de contratación al redactar una oferta de empleo y es mejor ceñirse a ellos.

Volviendo a los comienzos de este tema, es importante recordar que siempre debes justificar la razón de tu rechazo. No solo porque eso mejora la imagen de tu marca como empleador o cierra el proceso de manera adecuada, sino también para mantener la motivación del candidato y evitar que se sienta desanimado para el futuro.

#4 Ejemplos

Ejemplo a NO seguir:

Tu objetivo es mostrar una verdadera apreciación por sus esfuerzos, no dar la impresión de que un robot lo escribió. La expresión "CV en nuestros registros" no significa absolutamente nada para el solicitante de empleo. Es hora de que los recursos humanos sean un poco más humanos aquí. No dejes que piensen que su CV cae en un agujero negro.

Ejemplo 1:

Ejemplo 2:

Ejemplo 3:

Debes adaptar este correo electrónico a tu marca empleadora. Si eres una startup o si te comunicas con un tono ligero, aquí tienes otro ejemplo de correo de rechazo.

La tarea que a menudo se considera la más difícil para un reclutador es terminar un proceso de reclutamiento con un candidato. Pero esta etapa del proceso se vuelve aún más difícil si se han creado lazos. Ahora, ya no tienes que temer esta etapa. Y sobre todo, recuerda adaptar tu correo electrónico al candidato según su edad y personalidad, ya que cada uno tiene expectativas diferentes. Por lo tanto, conocer bien al candidato te permitirá personalizar mejor tu correo electrónico, incluso al utilizar un software de reclutamiento.